COMPITI
L’Ufficio Documentale, retto da un Ufficiale Superiore dell’Esercito con il grado di Colonnello, si articola sulle seguenti tre Sezioni, i cui Capi Sezioni sono Ufficiali dell’Esercito o Funzionari Amministrativi del Personale Civile:
- Sezione Documentazione;
- Sezione Matricola, Disciplina, Anagrafica e Gestione Archivi;
- Sezione Provvedimenti Medico Legali.
Dipendono dall’Ufficio Documentale di Milano anche i Reparti Attività Territoriali di Brescia e di Como, anch’essi eredi dei Distretti Militari, soppressi nel 2007.
Detti Reparti Territoriali svolgono le funzioni di info-pubblico, gestione archivi per le province di competenza:
- RAT Brescia (Brescia, Bergamo, Cremona e Mantova);
- RAT Como: (Como, Lecco, Varese e Sondrio).
L’Ufficio svolge i seguenti compiti:
- attività essenzialmente documentale in materia di personale militare in congedo e gestisce gli archivi aventi sede a Milano, a Brescia ed a Como;
- rilascio modello tessera AT e BT personale in quiescenza;
- garantisce la formazione, aggiornamento dei documenti matricolari e custodia dell’archivio dei fascicoli soggettivi degli Ufficiali, dei Sottufficiali e Graduati/Militari di Truppa, ad esclusione dei casi particolari previsti dalla Pubblicazione “Istruzione 1500/OM” ed altre normative di settore;
- esegue il versamento agli Archivi di Stato dei ruoli della classe i cui appartenenti hanno raggiunto, nell’anno precedente, il settantesimo anno di età;
- cura avanzamento degli Ufficiali di complemento, inclusa la Riserva Selezionata, quando sussistono i requisiti previsti dal Dlgs 66/2010 (variabili secondo i gradi, le armi ed i corpi logistici), questi sono possibili fino al raggiungimento del limite di età della Riserva di Complemento, fissato dall’articolo 1000 dello stesso Dlgs 66/2010. Cura le procedure di avanzamento nel Ruolo d’Onore. Cura le banche dati informatiche e la gestione degli archivi;
- redige la documentazione occorrente per il rilascio di onorificenze al personale in congedo. In particolare non rilascia più le Croci al Merito di Guerra alla memoria della Prima e della Seconda Guerra Mondiale in quanto le leggi istitutive di tali decorazioni sono state abrogate dal Dlgs 66/2010 (Codice Ordinamento Militare). Le altre Onorificenze alla memoria, quando ancora previste da leggi in vigore, sono invece limitate alle vedove, ai figli/e del “de cuius”, con l’esclusione categorica di ogni altro parente o affine, nonché Associazioni/Comuni di ogni titolo;
- trattazione di pratiche di iscrizione nel Ruolo d’Onore, riservate al personale in congedo che ne ha titolo. Sulla base di tale iscrizione sono possibili un variabile numero di promozioni nello stesso Ruolo d’Onore.
- Istruisce le pratiche sanitarie per il riconoscimento di infermità riportate in servizio, di equo indennizzo e di pensione privilegiata ordinaria riguardanti il personale militare congedato che nel contesto del servizio abbiano contratto gravi patologie debitamente riconosciute.
- N.B. Si precisa che, a far data dal 01/01/2010, la richiesta di pensione privilegiata ordinaria potrà essere presentata solo da personale militare in “ausiliaria”. I militari della “riserva” dovranno fare domanda all’agenzia INPS territorialmente competente (rif. art. 2, c. 1° L. 335/1995 e circolare M_D/GPREV/I/1^/335/96 del 15710/2009).
- applica la Direttiva dello SME “Compendio delle procedure per gli interventi assistenziali a favore del personale deceduto, colpito da grave infortunio o grave patologia”;
- tratta le pratiche sanitarie relative al territorio di competenza.
L’Ufficio Documentale non custodisce indefinitamente i fascicoli personali dei congedati in quanto gli stessi sono versati per residenza al momento della leva agli Archivi di Stato provinciali, che, sono gli organismi preposti alla conservazione della predetta documentazione, di norma al decorrere del 70° anno di età (secondo i principi ex Dlgs 42/2004 e circolare 1500/1964).
Per quanto concerne gli Stati di Servizio degli Ufficiali, gli stessi sono versati alla Direzione Generale del Personale Militare – Roma, in seguito al decesso o alla cancellazione dai ruoli (circolare 1577/2001).
Pertanto i cittadini interessati a ricerche storico famigliari o storiografiche, aventi ad oggetto documenti di soggetti di classi precedenti l’anno 1926, sono invitati a rivolgersi prioritariamente agli Archivi di Stato provinciali (Sottufficiali e Truppa), secondo il criterio della residenza di leva, oppure alla Direzione Generale per il Personale Militare (Ufficiali).